Le registre unique du personnel

Le registre unique du personnel est un document établi par l'employeur dès la première embauche. Tout le personnel de l'entreprise doit y être inscrit en respectant l'ordre chronologique des embauches. Lorsque l'entreprise comporte plusieurs établissements, l'employeur doit tenir un registre unique du personnel dans chaque établissement.
Les employeurs concernés
Tout employeur est concerné par l'obligation d'établir un registre unique du personnel, à l'exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif.
Les salariés concernés
Tous les salariés de l'entreprise sont concernés par l'inscription sur le registre unique du personnel, y compris les travailleurs saisonniers, apprentis, stagiaires, travailleurs étrangers et travailleurs à domicile.
Les mentions obligatoires :
- identification du salarié : nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité ;
- fonction et qualification du salarié au sein de l'entreprise ;
- date d'entrée et éventuelle date de sortie de l'entreprise ;
- mention « contrat à durée déterminée » pour les travailleurs titulaires d'un contrat de travail à durée déterminée ;
- mention « mis à disposition par un groupement d'employeurs » (ainsi que la dénomination et l'adresse de ce dernier)

pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d'employeurs ;
- mention « salarié à temps partiel » pour les salariés à temps partiel ;
- mention « apprenti » pour les titulaires d'un contrat d'apprentissage ;
- mention « contrat de professionnalisation » pour les titulaires d'un contrat de professionnalisation ;
- mention « salarié temporaire » (ainsi que le nom et l'adresse de l'entreprise de travail temporaire) pour les salariés temporaires.
- Lorsque l'embauche ou le licenciement d'un salarié nécessite une autorisation, la date de l'autorisation doit être inscrite sur le registre ou, à défaut, la date de demande de cette autorisation.
A noter, les stagiaires doivent faire l'objet d'une partie spécifique du registre unique du personnel. Les noms et prénoms du stagiaire devront donc être inscrits, tout comme les dates de début et de fin de stage, les noms et prénoms du tuteur, ainsi que le lieu de présence du stagiaire.
La forme
Aucune forme n'est imposée pour la tenue de ce registre. Le support papier peut donc être utilisé, tout comme le support numérique lorsque ce dernier offre des garanties de contrôle équivalentes à la version papier. Si vous souhaitez réaliser un registre unique du personnel, des modèles sont facilement disponibles sur internet ou dans les magasins de fourniture bureau.
Les sanctions
Ce registre doit pouvoir être présenté lors d'un contrôle de l'Inspection du travail ou de la MSA. En cas d'absence ou de mentions incomplètes ou erronées, la sanction encourue est identique. L'employeur devra s'acquitter d'une contravention de 4e classe, d'un montant pouvant atteindre 750 euros pour une personne physique et 3 750 euros pour une personne morale. Il faut ici préciser que la sanction s'appliquera autant de fois que de salariés concernés.
A noter
Les mentions inscrites sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant cinq années à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l'établissement. 
Le service juridique de la FDSEA 26