Le registre unique du personnel
Tout employeur doit en principe détenir plusieurs registres : le document unique d’évaluation des risques, le registre unique du personnel… Obligatoire quel que soit l’effectif de l’entreprise, le registre unique du personnel permet de garantir la transparence des emplois au sein de l’entreprise.
Le registre unique du personnel est un document établi par l’employeur dès la première embauche. Tout le personnel de l’entreprise doit y être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches. Lorsque l’entreprise comporte plusieurs établissements, l’employeur doit tenir un registre unique du personnel dans chaque établissement.
Les employeurs concernés
Tout employeur est concerné par l’obligation d’établir un registre unique du personnel, à l’exception des particuliers employeurs et des associations ayant recours au chèque emploi associatif.
Les salariés concernés
Tous les salariés de l’entreprise sont concernés par l’inscription sur le registre unique du personnel, CDD ou CDI, mais également les travailleurs saisonniers, apprentis, stagiaires, personnes volontaires en service civique, travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, travailleurs étrangers et travailleurs à domicile…
Les mentions obligatoires
identification du salarié : nom, prénom, date de naissance, sexe, nationalité ;
fonction et qualification du salarié au sein de l’entreprise ;
date d’entrée et éventuelle date de sortie de l’entreprise ;
mention « contrat à durée déterminée » pour les travailleurs titulaires d’un contrat de travail à durée déterminée ;
mention « mis à disposition par un groupement d’employeurs » (ainsi que la dénomination et l’adresse de ce dernier) pour les travailleurs mis à disposition par un groupement d’employeurs ;
mention « salarié à temps partiel » pour les salariés à temps partiel ;
mention « apprenti » pour les titulaires d’un contrat d’apprentissage ;
mention « contrat de professionnalisation » pour les titulaires d’un contrat de professionnalisation ;
mention « salarié temporaire » (ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire) pour les salariés temporaires ;
pour les travailleurs étrangers : mention du type et numéro d’ordre du titre valant autorisation de travail ;
lorsque l’embauche ou le licenciement d’un salarié nécessite une autorisation, la date de l’autorisation doit être inscrite sur le registre, ou, à défaut, la date de demande de cette autorisation.
À noter, les stagiaires doivent faire l’objet d’une partie spécifique du registre unique du personnel. Les noms et prénoms du stagiaire devront donc être inscrits, tout comme les dates de début et de fin de stage, les noms et prénoms du tuteur, ainsi que le lieu de présence du stagiaire.
La forme
Aucune forme n’est imposée pour la tenue de ce registre. Le support papier peut donc être utilisé, tout comme le support numérique s’il offre des garanties de contrôle équivalentes à la version papier. Le personnel doit être inscrit en respectant l’ordre chronologique des embauches et de façon indélébile.
Les mentions inscrites sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant cinq années à compter de la date à laquelle le travailleur a quitté l’établissement.
Les sanctions
Ce registre doit pouvoir être tenu à disposition des membres du CSE, ainsi que des agents de la MSA et de l’inspection du travail. En cas d’absence ou de mentions incomplètes ou erronées, la sanction encourue est identique. Il s’agit d’une sanction pénale : contravention de 4e classe, d’un montant pouvant atteindre 750 euros pour une personne physique et 3 750 euros pour une personne morale. Il faut ici préciser que la sanction s’appliquera autant de fois que de salariés concernés.
Le service juridique social de la FDSEA 26, Manon Dussert
