Les frais kilométriques des salariés

Les remboursements par l'employeur des frais kilométriques des salariés sont exonérés des cotisations sociales dans la limite du barème kilométrique diffusé par l'administration fiscale (au bulletin officiel des finances publiques-impôts (Bofip) du 24 janvier 2018). Celle-ci a décidé de retenir le même barème que celui de l'année dernière, déjà identique à celui des deux années précédentes. Les employeurs peuvent l'utiliser pour déterminer la limite de remboursement exonéré de cotisations pour cette année.
Remboursement des frais professionnels
Si le salarié est contraint d'utiliser son véhicule personnel à des fins professionnelles, l'employeur est tenu de lui rembourser ses frais professionnels dès le premier kilomètre. L'indemnité kilométrique versée au salarié est le plus fréquemment forfaitaire et son montant peut être fixé par la convention collective applicable à l'exploitation. Dans notre département, la convention collective des exploitations agricoles de la Drôme prévoit, au sein de son article 33 intitulé « Déplacements », que l'indemnité sera fixée selon le barème de l'administration fiscale.
L'indemnité forfaitaire est exonérée des cotisations sociales lorsque le montant alloué au salarié reste dans les limites fixées par le barème kilométrique publié. Ce barème dépend de la distance parcourue. Il est plafonné à 7 CV. Le tableau ci-dessous donne le barème 2018 en euros par kilomètre pour les véhicules automobiles (pour les cyclomoteurs et les motos, d'autres valeurs sont à retenir).

Remboursement des frais domicile - travail
Ce barème sert également à déterminer le remboursement exonéré de cotisations sociales des frais de trajet du salarié utilisant son véhicule personnel entre son domicile et son lieu de travail. Par souci d'équité, la législation sociale a transposé l'exonération du remboursement obligatoire des frais de transports publics au remboursement des frais de trajet personnel.
En effet, l'employeur a l'obligation de rembourser 50 % du coût des abonnements aux transports publics engagé par le salarié entre son domicile et l'entreprise. Ce remboursement est assimilé à un remboursement de frais professionnels, comme tel exonéré des cotisations, CSG et CRDS.
En revanche, l'employeur conserve la faculté de rembourser tout ou partie des frais de carburant, ou d'alimentation des véhicules électriques, engagés par les salariés pour le déplacement domicile-travail. Lorsque l'employeur prend une telle décision, le remboursement est exonéré des cotisations, CSG et CRDS, dès que se trouvent réunies les conditions suivantes :
- la résidence habituelle ou le lieu de travail du salarié est situé en dehors d'un périmètre de transports urbains ou l'utilisation de son véhicule personnel est rendue indispensable par l'horaire de travail particulier ne permettant pas d'emprunter un mode collectif de transport ;
- l'employeur dispose des éléments justifiant les distances des trajets domicile - travail en les recueillant auprès de chaque salarié ;
- la limite du remboursement est de 200 € par an, sauf en cas de nécessité absolue, où la limite sera celle du barème fiscal (il faut ici se référer au tableau ci-dessus). Il y a nécessité absolue lorsque :
le trajet domicile - travail n'est pas desservi, ou l'est mal, par les transports en commun, ce qui est fréquemment le cas pour un travail dans une exploitation agricole ;
l'éloignement du domicile ne résulte pas de convenances personnelles mais est contraint pour des raisons familiales : prise en compte du lieu d'activité du conjoint, scolarité des enfants, etc.
Cependant, dans ce cas, une distance maximale existe. La distance domicile-travail prise en compte ne peut être supérieure à 80 kilomètres (40 km aller et 40 retour).
- le remboursement concerne tous les salariés placés dans une situation identique (que ces derniers soient en CDD ou en CDI) ;
- il est mis en œuvre par décision de l'employeur après consultation du comité social et économique s'il en existe (un accord avec les syndicats représentatifs s'impose cependant dans le cas où l'un d'eux est représenté dans l'entreprise).
L'employeur détermine les modalités de prise en charge en fonction de la distance entre le domicile et le lieu de travail, par exemple en retenant un montant fixe au kilomètre ou, au contraire, un montant variant selon le barème fiscal, etc. Le montant remboursé figure sur le bulletin de paie. 

Le service juridique social de la FDSEA 26, Manon Dussert