Vers la simplification pour les employeurs de main-d’œuvre
La DSN est la mesure phare du choc de simplification. Elle a vocation à rassembler, à terme, l'ensemble des formalités administratives adressées par les entreprises employeuses de main-d'œuvre aux organismes de protection sociale (Urssaf, MSA, caisse des congés payés, caisses de retraite et de prévoyance...) et à remplacer les déclarations sociales existantes. La DSN consiste pour les employeurs (à l'exception des employeurs particuliers de personnel de maison) à opérer une transmission mensuelle de données individuelles des salariés, à l'issue de la paie, sous un format dématérialisé. Un fichier sera extrait de la paie tous les mois et envoyé à un interlocuteur unique qui se chargera de l'adresser aux administrations concernées. La DSN consiste aussi à opérer des transmissions ponctuelles en cas de fin de contrat de travail, chômage sans rupture du contrat de travail, arrêt de travail et reprise suite à un arrêt de travail. Concrètement, la DSN permet la suppression des répétitions dans les informations à communiquer aux organismes sociaux. Elles sont fournies en une seule fois, à une seule et même échéance, à un seul point d'accueil. Charge ensuite aux organismes concernés d'aller chercher les informations nécessaires à l'exercice de leurs missions.
Les principaux avantages de cette réforme
Pour les entreprises, cette réforme permet une transmission sécurisée des données sociales via un canal unique, une réduction du nombre de déclarations à effectuer et une transmission mensuelle qui permet l'enregistrement de données au plus près de l'événement, au rythme du cycle de paie. Pour leur part, les salariés bénéficient d'une situation actualisée plus rapidement pour une gestion plus fiable de leurs droits et la garantie d'accéder plus facilement à certaines prestations sociales sans multiplier les justificatifs à fournir.
Enfin, pour les organismes de Sécurité sociale, la DSN permet un meilleur suivi des données, une meilleure évaluation des politiques publiques et une diminution des fraudes ainsi que des procédures de précontentieux.
Les délais de mise en œuvre
La DSN devra être obligatoirement mise en place pour tous les employeurs à compter du 1er janvier 2016. Elle remplacera définitivement la déclaration dématérialisée de données sociales (N4DS). La dernière déclaration annuelle des salaires (DADS) transmise sera celle de janvier 2016 relative aux salaires versés en 2015. Depuis avril 2013, les entreprises volontaires ou leurs tiers déclarants (experts-comptables) peuvent déjà transmettre leur DSN qui se substitue à :
- la déclaration mensuelle de mouvements de main-d'œuvre (DMMO) ;
- la déclaration de radiation d'un salarié pour les contrats groupes complémentaires ou supplémentaires (prévoyance, mutuelles).
- l'attestation de salaire pour le versement des indemnités journalières, maladie et paternité pour la Cnam et la MSA ;
- l'attestation employeur pour Pôle emploi.
Les échéances d'une déclaration mensuelle
La DSN mensuelle sera produite à partir des informations contenues dans l'ensemble des paies établies durant un mois donné. Elle sera transmise obligatoirement par voie électronique, uniquement en mode EDI (échange de données informatiques).
Ce principe conduit à ce que la DSN soit produite chaque mois en sortie du logiciel de paie et que les erreurs identifiées au-delà de la date limite d'envoi soient rectifiées dans la DSN de l'un des mois suivants, comme cela se fait actuellement en paie. La DSN relative aux rémunérations versées au cours d'un mois est adressée au plus tard le 5 du mois civil suivant, lorsque les cotisations sociales sont à acquitter mensuellement et le 15 du mois civil suivant pour les autres. Les signalements d'événements sont à adresser dans un délai de cinq jours à compter de leur connaissance par l'employeur dans le cadre d'une DSN événementielle. Une pénalité s'applique en cas de non-respect des délais de production de la DSN dans les délais prescrits, d'omission de salariés devant y figurer ou d'inexactitudes des rémunérations déclarées.
Le paiement
des cotisations
La DSN est une modalité déclarative nouvelle qui ne remet pas en cause les règles, les garanties et sanctions applicables au recouvrement des cotisations et contributions sociales. La périodicité de paiement des cotisations sociales n'est pas modifiée. Ainsi, en cas de retard de paiement, des sanctions seront appliquées dans le cadre de la réglementation définie à ce titre.
Quelles incidences
sur votre organisation ?
La périodicité mensuelle de la DSN et les délais d'envoi des DSN événementielles vont obliger les employeurs de main-d'œuvre à une plus grande réactivité dans la collecte, la gestion et la transmission des informations liées à leurs salariés. Si les paies sont faites par un prestataire externe, des règles de fonctionnement et de communication seront nécessairement à revoir avec lui de sorte que cette réforme ne soit pas vécue, au contraire de l'objectif recherché, comme une contrainte supplémentaire mais qu'elle se traduise effectivement par une simplification de la vie quotidienne des employeurs.
CerFrance
